7 truques para aumentar sua produtividade durante o dia de trabalho

Hoje em dia, a ideia de trabalho mudou. Uma semana de trabalho de 40 horas é o sonho de um tempo passado. Acrescente a isso a quantidade de distrações externas que surgiram no seu mundo e você terá uma receita infalível para diminuir a produtividade durante o seu dia de trabalho. Como você se mantém produtivo? Existem truques para aumentar a produtividade durante o seu dia de trabalho? Com a idéia de um único emprego de 9 a 5 como meio de emprego desaparecendo no abismo, é fácil sentir-se disperso, estressado e eternamente ocupado. Coloque isso em uma foto com você, tentando desesperadamente encontrar um equilíbrio entre vida profissional e profissional, e seus dias podem começar a parecer extremamente esmagadores.

Para chegar ao fundo desse dilema de produtividade, conversei com a presidente da eaHelp, Tricia Sciortino, para que ela entenda como utilizar melhor sua jornada de trabalho para manter o foco e a produtividade. Sciortino concorda que os assassinos da motivação estão por todo o local de trabalho, apenas esperando para distraí-lo do que você realmente está lá para fazer. "Vai demorar um pouco para que esses novos hábitos pareçam uma segunda natureza", diz Sciortino. "Mas reunir uma série de dias em que você conhece duas ou três tarefas pendentes sobre sua cabeça fará com que você se vicie em produtividade rapidamente". A própria Sciortino vive e respira de acordo com o seu calendário e jura que, se você der uma chance aos seguintes truques, também o fará.

1. Pare de verificar seu e-mail o dia todo

"Passar o dia monitorando e respondendo a e-mails pode fazer você se sentir ocupado, mas leva você a passar o dia inteiro sem realizar o que precisa", diz Sciortino. Ela recomenda desativar as notificações para que você possa dedicar um tempo às suas verdadeiras prioridades por um certo período de tempo, antes de ativar as notificações novamente e focar na sua caixa de entrada. A Sciortino acredita que sua caixa de entrada pode ser um dos maiores culpados quando a produtividade diminui ao longo do dia de trabalho, e mudar a maneira como você lida com a caixa de entrada pode ajudar a motivar o restante das tendências do seu local de trabalho, para levá-lo na direção certa.

2. Proteja suas prioridades

Sciortino diz que outro hábito perigoso é deixar que outras pessoas sequestrem suas prioridades. Um mau planejamento da parte de outra pessoa não constitui uma emergência sua. Certificar-se de proteger suas prioridades ao longo do dia, em vez de sacrificá-las pelo bem de outra pessoa, pode significar a diferença entre sentir-se bem com o que realizou ao longo do dia e sentir que não fez nada.

3. Utilize bloqueio de tempo

Às vezes, a configuração do seu fluxo de trabalho para o dia pode ser desconcertante. "Use o bloqueio de tempo para definir períodos em que você possa se concentrar verdadeiramente", diz Sciortino. "Faça sua tecnologia funcionar para você, e não contra você, configurando prazos no seu calendário". A Sciortino também recomenda a configuração de uma resposta automática de e-mail se você tiver um grande período de tempo configurado, para que seus colegas de trabalho e clientes possam saber quando esperar uma resposta. Ela também recomenda definir alarmes no telefone para lembrá-lo de quando procurar respostas e quando parar. A configuração de blocos de tempo garante que seu foco esteja em um projeto por vez, em vez de tentar cobrir vários projetos ao mesmo tempo.

4. Defina suas próprias prioridades

"Certifique-se de definir suas próprias prioridades para o seu dia de trabalho", diz Sciortino. "Escolha duas ou três tarefas principais que precisam ser realizadas antes que você pense em abrir seu e-mail." Isso pode ser difícil de imaginar e ainda mais difícil de implementar, mas quando você tiver o hábito, parará de rolar e verificar seus e-mails logo de manhã - e será libertador. A Sciortino recomenda encontrar uma maneira de acompanhar suas tarefas diárias que não envolvam sua caixa de entrada, pois isso pode distraí-lo de seu plano.

5. Crie seu espaço

Dependendo da aparência do seu local de trabalho ou do tipo de trabalho que você faz - talvez seja necessário fazer alguns ajustes na maneira como seus colegas se comunicam com você. Sciortino diz que, se as coisas precisarem de atenção imediata, por exemplo, convém criar uma política que não envolva seu e-mail. Ela também afirma a importância do seu ambiente circundante. "Um escritório silencioso que parece que você faz a diferença na sua produtividade", diz Sciortino. Reserve um tempo para realmente configurar seu espaço de trabalho de uma maneira que faça você se sentir confortável e produtivo. Se isso significa adicionar alguns objetos pessoais ao espaço, ou mantê-lo mínimo, depende de você.

6. Treine sua equipe para se comunicar demais

"Ensine sua equipe a planejar com antecedência, eliminar a procrastinação e se comunicar demais com você e com os outros quando surgirem problemas", diz Sciortino. Se isso inclui mensagens instantâneas, mensagens de texto, check-ins rápidos, reuniões semanais ou outros, garantir que todos da sua equipe estejam planejando com antecedência e elaborando suas prioridades corretamente ajudará a eliminar as distrações do escritório ao longo do caminho.

7. Planeje com antecedência

Se há uma coisa que você faz para mudar sua rotina, na esperança de ser mais produtivo, seja o seu planejamento. "Antes de sair para a noite, escolha as principais prioridades para o dia seguinte", diz Sciortino. "Isso significa que você pode mergulhar direto nesses itens pela manhã, antes que qualquer outra coisa tenha a chance de atrapalhá-lo." Em vez de esperar até que você comece a trabalhar para decidir o que precisa realizar para o dia, tente planejar com antecedência. De acordo com Sciortino, priorizar sua lista de tarefas na noite anterior o preparará para um dia produtivo e de sucesso. Se você trabalha em um escritório ou trabalha em casa - essas dicas e truques certamente aumentarão sua produtividade durante o dia de trabalho. E quando aplicados à sua vida doméstica, eles podem até ajudá-lo a criar uma vida bem planejada e mais produtiva, em qualquer dia da semana.